POLÍTICA DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN O DATOS PERSONALES

CONTENIDO

1. Aspectos Generales
2. Definiciones
3. Alcance de la Política del Tratamiento de la Información o Datos Personales
4. Derechos de los titulares
5. políticas específicas para el tratamiento de datos personales
6. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales
7. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización
8. Confidencialidad
9. Protección especial de datos sensibles
10. Calidad o veracidad del dato
11. Vigencia
12. Modificaciones
13. Grabaciones, filmaciones y comunicaciones
14. Datos de menores
15. Ley, Jurisdicción y Vigencia

1. ASPECTOS GENERALES

ALADDIN HOTEL & CASINO S.A.S., con NIT: 805.007.280-8, sociedad constituida y existente conforme a las leyes de la República de Colombia y con domicilio en la ciudad Cali, con oficina principal en la carrera 4 No. 10-44 Oficina 201 del Edifico Plaza de Caicedo con número telefónico (572) 8857458, y las cuales de ahora en adelante se denominará la Compañía, siendo una sociedad comprometida con la protección de toda información que pueda asociarse o relacionarse con personas determinadas o determinables (los “datos personales”), a la cual tiene acceso en el desarrollo de su objeto social. En caso de que cualquier persona, tenga cualquier clase de solicitud relacionada con sus datos personales que reposan en las bases de datos de la Compañía, deberá comunicarlo a través de la cuenta de correo electrónico cliente.gerencia.ahc@vivealaddin.com, o de las líneas telefónicas 572-8857458 y 315-5627320. La ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y el Decreto Único Reglamentario del Sector  Comercio, Industria y Turismo, en sus capítulos 25 y 26, son normas mediante las cuales se desarrolla en Colombia, el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas, “datos personales”, en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política y demás normas que modifiquen, adicionen o deroguen las normas mencionadas. Por lo anterior, los Datos Personales que la Compañía pueda llegar a recibir, recolectar o acceder, incluyen el nombre, datos de identificación y de contacto, o cualquier otro que pueda entregarse en virtud de contratos o acuerdos que la Compañía celebre con terceros, pero sin limitarse a clientes, proveedores o contratistas. El principal propósito de esta Política es que cualquier persona cuyos Datos Personales, hayan sido entregados en virtud de cualquier tipo de relación o motivo, conozca los tratamientos a los que serán sometidos dichos Datos Personales, cuando haya sido autorizada de manera previa, libre, informada y expresa el tratamiento de los mismos, o en virtud de estipulación contractual o legal. En el mismo sentido, en esta Política se da a conocer cuáles son los derechos que le asisten a las personas cuyos Datos Personales reposan en las bases de datos de la Compañía, cómo se pueden hacer efectivos y a quién debe acudir cuando tenga alguna consulta, inquietud, queja, reclamo o solicitud en relación con los mismos. La Compañía está comprometida con la adopción de estándares de seguridad y calidad para que la información de las personas que haya sido entregada a la Compañía, sólo sea tratada para las finalidades para las cuales fue recolectada, en virtud de la autorización legal o contractual existente.

2. DEFINICIONES

Para todos los efectos relacionados con estas Políticas, se tendrán las siguientes definiciones:

1. a) Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales. También hay autorización del titular cuando en virtud de cualquier acuerdo o contrato suscritos con cualquiera de las Compañías, se haya dado la autorización para el tratamiento de sus datos personales.

1. b) Aviso de Privacidad: Es la comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
2. c) Base de Datos: Significa el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
3. d) Compañía: Aladdin Hotel & Casino S.A.S.
4. e) Dato Personal: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables.
5. f) Encargado: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
6. g) Responsable: Personal natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
7. h) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
8. i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
9. j) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez puede estar ubicado en territorio colombiano o fuera de éste.
10. k) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
11. m) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada sólo es relevante para el titular, como es el caso de los datos biométricos y la historia clínica, entre otros. Este tipo de datos no son objeto de tratamiento por parte de la Compañía, a menos de que se trate del manejo interno de la información de sus funcionarios, previa autorización por su parte para ello, en caso de ser necesario.

1. n) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

De acuerdo con los conceptos establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos de directorio o que son hallados en búsquedas en internet no se pueden considerar públicos y su tratamiento debe estar fundamentado en los principios del manejo de la información personal.

1. o) Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar, no solo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como lo es el relativo al cumplimiento de las obligaciones consignado en las centrales de riesgo crediticio.
2. p) Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud y la vida sexual.

Este tipo de datos podrán ser objeto de tratamiento por parte de la Compañía, previa autorización de sus funcionarios, clientes o accionistas.

1. q) Fraude externo: Actos realizados por una persona externa a la entidad, que buscan defraudar, apropiarse indebidamente de activos o información de la misma para beneficio propio o de un tercero, o incumplir normas o leyes.
2. r) Fraude interno: Actos que de forma intencionada buscan defraudar o apropiarse indebidamente de activos de la entidad, información confidencial, información propia de la Compañía o incumplir normas o leyes, en los que está implicado, al menos, un funcionario de la entidad con beneficio propio o de un tercero.
3. s) Registro Nacional de Bases de datos: Directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento en el territorio colombiano. Las bases de datos que se encuentran fuera del territorio colombiano, en caso de existir, serán objeto de registro cuando a la Compañía o los encargados del tratamiento les sea aplicable la legislación colombiana, en virtud de normas internas o tratados internacionales.

3. ALCANCE DE LA POLÍTICA Y UTILIZACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Esta Política se aplicará a todo tratamiento de datos personales ocurrido en el territorio colombiano por parte de la Compañía, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que la Compañía acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada con, el tratamiento de datos personales, de los cuales la Compañía es responsable. Así mismo, esta Política pretende ser aplicable a terceras personas con quien la Compañía suscriba contratos de transferencia de datos personales, con el fin de terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán cuando traten datos personales por cuenta de la Compañía. Los datos personales que la Compañía conozca o llegue a conocer de un tercero, en virtud de cualquier clase de relación comercial, laboral, o cualquier otra, serán utilizados para el desarrollo de diferentes fines tales como comerciales, promocionales, estadísticos, laborales, control de ingreso, entre otros; salvo que en el contrato, acuerdo, o en el acto de autorización de manejo de datos personales, o en el documento que se suscriba entre cualquiera de la Compañía y cualquier tercero, se disponga un uso o destinación diferente de los datos personales recolectados.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES

En virtud de lo estipulado por los artículos 2.2.2.25.3.1 Sección 3 capítulo 25 del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, y el artículo 8 de la ley 1581/ 2012, el titular de los datos personales, tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Compañía o los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en la Compañía.

De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

• Cuando la información sea requerida o deba ser entregada a una entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, por orden judicial.
• Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
• En casos de emergencia médica o sanitaria.
• Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

3. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía, salvo que la Ley indique que dicha autorización no es necesaria o que la misma haya sido validada con arreglo a lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.
4. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

5. Presentar ante la Compañía consultas y reclamos de conformidad con las leyes que los reglamentan y quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente. La Compañía dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.
6. Revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de la Compañía, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. Lo anterior, sin perjuicio de aplicar la excepción dispuesta en artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, que dice: “La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos”.
7. En desarrollo del principio de veracidad o calidad, en el tratamiento de los datos personales deberán adoptarse las medidas necesarias para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando el Responsable haya podido advertirlo, sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento.
8. Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, las Compañías podrán cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original, o cuando la petición, queja o reclamo se realice vía correo electrónico, el solicitante deberá indicar de forma clara el número de su cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte.
9. Oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. La Compañía, con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos.

5. POLITICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de la Compañía en calidad de Responsable o Encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros:

1. Datos personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano.

Existirán bases de datos independientes para el tratamiento de datos personales, antes, durante y después de la relación laboral.

• Tratamiento de datos antes de la relación contractual.

La Compañía informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

Cuando la Compañía contrate a terceros para que adelanten o apoyen los procesos de selección, en los respectivos contratos establecerá que los datos personales recolectados deberán ser tratados dando cumplimiento a la presente política de protección de datos.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de la Compañía y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la información relacionada con su participación en el mismo; por lo tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

• Tratamiento de datos durante la relación contractual.

La Compañía almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el área de Gestión Humana y Administrativa, con la finalidad de administrar la relación contractual entre la compañía y el empleado.

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo y las autorizaciones que se firmen para el efecto está prohibido en la Compañía. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a la Compañía evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales,

Para efectos del tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá autorización expresa del titular para lo cual se le deberá informar cuales son los datos sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

Por servicios externos que la Compañía pueda requerir, en el tratamiento de datos durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración de tratamiento. Para este caso, en la autorización expresa del empleado autorizando el tratamiento, se incluirá la autorización para la transferencia de datos.

• Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, la Compañía procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos sensibles.

Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

• Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de las autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos;
• Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
• Fines estadísticos o históricos.
• Tratamiento de datos.

2. Tratamiento de datos personales de Accionistas.

Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de la Compañía, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal.

En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:

• Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista;
• Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía;
• Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Sociedad;
• Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios accionistas.

3. Tratamiento de datos personales de Proveedores.

La Compañía solo recabará de sus proveedores de datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a la Compañía por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores serán:

• Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual.
• Envío de informaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.
• Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores, cuando éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 de 2012.

La Compañía podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo a las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de la Compañía, tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, la Compañía devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

Cuando la Compañía entregue datos personales de cualquier titular a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados conforme lo dispuesto en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. La Compañía verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

6. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS RELACIONADOS CON DATOS PERSONALES

La Compañía ha dispuesto un área encargada de la atención a clientes denominada “Servicio al Cliente”, y la cual pertenece a la Dirección de Mercadeo. Ésta dirección es responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo, relacionadas con datos personales, a excepción de las solicitudes correspondientes a recursos humanos, que manejará la Dirección Administrativa, área encargada que de manera específica tramitará las consultas y reclamaciones en materia de datos personales, de conformidad con la Ley y esta Política. Algunas de las funciones particulares de estas áreas en relación con datos personales son: a) Recibir las solicitudes de los Titulares, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de sus datos personales; solicitudes de b) conocimiento de sus datos personales; solicitudes de supresión de datos personales, en los términos del artículo 15 de la Ley 1581 y demás normas; solicitudes de información sobre el tratamiento y finalidad dada a sus datos personales, y solicitudes de prueba de la autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley. c) Dar respuesta a los Titulares sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley. Los datos de contacto del área de Servicio al Cliente son: Dirección física: carrera 4 No. 10-44 Oficina 201 del Edifico Plaza de Caicedo con números telefónicos (572) 8857458, Cali, y 315-5627320. Dirección electrónica: cliente.gerencia.ahc@vivealaddin.com.

Los datos de contacto de la Dirección Administrativa es: Dirección física: Carrera 4 No. 10-44 Oficina 202 del Edifico Plaza de Caicedo con número telefónico (572) 8857458 y 315-5627320 de la ciudad de Cali, Dirección electrónica: gerencia.ahc@vivealaddin.com.

7. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR EL DATO Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

7.1. CONSULTAS

La Empresa dispone de mecanismos para que el titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, formulen CONSULTAS respecto de cuáles son los datos personales del Titular que reposan en las bases de datos de la empresa. La consulta se formulará por el medio habilitado por el responsable del tratamiento, tales y como, por ejemplo, llamadas telefónicas que se realicen a los teléfonos encargados de recepcionar las peticiones, quejas y reclamos, siempre y cuando se pueda mantener prueba de ésta. Antes de proceder, el responsable de atender la consulta verificará:

• La identidad del Titular del Dato Personal o su representante. Para ello, exigirá la cédula de ciudadanía, certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio correspondiente, o documento de identificación, original del Titular, y los poderes especiales o generales según sea el caso, los cuales se deberán presentar en original y con presentación personal ante notario público. El responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando este último tuviere derecho a ello por ser el Titular del dato personal, su causahabiente, su representante y/o apoderado. Esta respuesta será enviada dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por cualquiera de la Compañía. Esta respuesta será obligatoria aún en los casos en que se considere que el solicitante no tiene capacidad para realizar la consulta, en cuyo caso así se le informará al solicitante y se dará opción de que demuestre el interés y capacidad aportando documentación adicional. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite y señalando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar a aquel mediante el cual fue presentada la consulta.

7.2. RECLAMOS

La Compañía dispondrá de mecanismos para que el titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, formulen RECLAMOS respecto de (i) Datos Personales Tratados por cualquiera de las Compañías que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley por parte de cualquiera de la Compañía. Estos mecanismos podrán ser físicos a través del envío de comunicaciones físicas por medio de correo certificado, o electrónicos como correo electrónico. Cualquiera que sea el medio, la Compañía deberá guardar prueba de la consulta y su respuesta. El RECLAMO deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes, representantes o apoderados, así:

• Deberá dirigirse a la Compañía por vía electrónica a la dirección de correo cliente.gerencia.ahc@vivealaddin.com, por vía física a la dirección Carrera 4 No. 10-44 Oficina 201 del Edifico Plaza de Caicedo con número telefónico (572) 8857458 y 315-5627320 de la ciudad de Cali.
• En caso de que la petición, queja o reclamo sea relacionada con un aspecto laboral, deberá dirigirse a la empresa por vía electrónica a la dirección de correo gerencia.ahc@vivealaddin.com y por vía física a la dirección Carrera 4 No. 10-44 Oficina 202 del Edifico Plaza de Caicedo con número telefónico (572) 8857458 y 315-5627320 de la ciudad de Cali.

Cualquier solicitud:

• Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.
• Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
• Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
• Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
• Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, la Compañía requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de la Compañía no es competente para resolverlo, dará traslado al área de Servicio al Cliente, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha del recibo del reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
• Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de la Compañía donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. CONFIDENCIALIDAD

La compañía y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsiste aún después de finalizada la relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato. La Compañía implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.

9. PROTECCIÓN ESPECIAL DE DATOS SENSIBLES

La Compañía no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y/o datos de salud, salvo autorización expresa del titular o por expresa disposición legal.

Ninguna actividad de la Compañía estará condicionada a que el Titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en beneficio del titular de la información o en razón a que la situación específica así lo requiera.

10. CALIDAD O VERACIDAD DEL DATO

Los datos de carácter personal recolectados por la Compañía deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

11. VIGENCIA

Esta Política empezará a regir a partir del año dos mil Ocho (2018). Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la base de datos de la Compañía, con base en el criterio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para los fines mencionados en esta Política, y para los cuales fueron recolectados. De este modo, la vigencia de la base de datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales. En este sentido, la temporalidad o vigencia está supeditada a las finalidades del Tratamiento.

No obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán permanecer en las Bases de Datos de la Compañía cuando se requiera para dar cumplimiento a un deber legal u orden judicial, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos.

12. MODIFICACIONES

Esta Política podrá ser modificada en cualquier momento por parte de la Compañía, pero en todo caso, cualquier modificación sustancial tendrá que ser comunicada previamente a los titulares, a través de la página web de la Compañía o mediante un correo electrónico que será enviado a los titulares de los datos personales, siempre y cuando la Compañía tenga esa información en su poder. Recuerde que usted podrá acceder y consultar las Políticas de Tratamiento de la Información o datos Personales en: www.vivealaddin.com

13. GRABACIONES, FILMACIONES Y COMUNICACIONES

La entidad como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus accionistas, clientes y usuarios, la página web de la entidad y diversas formas de realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas, contacto telefónico, presentación y comunicaciones.

En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por la Compañía.

Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de la Compañía o sus vinculadas. La entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de algunas de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.

La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma, los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.

Igualmente, la cesión de los derechos de las imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional con la Compañía, y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir y compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectuarán de forma gratuita.

14. DATOS DE MENORES

La entidad no realiza en ninguna de sus actividades el tratamiento de datos personales de menores de edad. No obstante, en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.

15. LEY, JURISDICCION Y VIGENCIA

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa del tratamiento de datos personales que conforman las bases de datos de la compañía y la presente política está sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier, inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia. Por otra parte, en general, la información de nuestras bases de datos permanecerá siendo tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual con el titular de la información. En todo caso, de manera general, la información no será objeto del tratamiento por un periodo superior de veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se mantenga de ser necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter legal.

El presente documento se firma en Cali, a los veintiún (21) días del mes de Septiembre de Dos Mil Dieciocho (2018).